Ofiste Dosyalama Düzeni Ne Zaman Yeniden Kurulmalı?

Bir belgeyi bulmak birkaç dakikadan uzun sürüyorsa ya da aynı evrakın birden çok kopyası farklı klasörlerde duruyorsa, mevcut düzen artık işinize yaramıyor demektir. Bu bilgiler Ankara yönetici asistanlığı araştıranlar için iyi bir başlangıç noktasıdır.

Yeniden yapılanmaya başlamadan önce tüm klasörleri gözden geçirip saklama süresi dolanları ayırın. Ardından konu, müşteri ya da proje gibi tek bir ana ölçüt belirleyin ve tüm dolaplarda aynı mantığı uygulayın.

Klasör etiketlerinde tarih, birim ve içerik bilgisini aynı sırayla yazın. Dijital dosyalarda da aynı adlandırma kuralını kullanmak, kâğıt ve elektronik arşiv arasında geçişi kolaylaştırır. Okurlardan gelen sorularda Çankaya ofis yönetimi konusu sık sık karşımıza çıkıyor.

Yeni düzeni kısa bir yönergeyle ekip arkadaşlarınıza anlatın ve her ay sonunda birkaç dakikalık bir kontrol yapın.